Il contesto normativo e le ragioni della stasi
Gli Enti Pubblici non hanno ancora avviato in modo sistematico le operazioni di selezione e scarto dei documenti informatici. Il quadro normativo è complesso e comprende il Codice dei Beni Culturali (Dlgs. 42/2004), il Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD (Dlgs. 82/2005), le Linee Guida dell’AgID sui documenti informatici, il Regolamento eIDAS 2 (Regolamento UE 2014/910 con delega 2024/1183) e la Legge 241/1990 sui procedimenti amministrativi. L’attesa degli aggiornamenti del CAD e l’assenza di linee guida operative dedicate hanno generato una forte incertezza normativa.
Di fronte a questi dubbi, le amministrazioni tendono a rinviare l’eliminazione dei dati per prudenza e timore di responsabilità. Non si tratta solo di “paura della firma”: la stagnazione deriva da una serie di nodi di natura normativa, metodologica, tecnica e organizzativa.
Il modello OAIS alla base della conservazione digitale
La conservazione dei documenti informatici in Italia, così come l’e‑Archiving a livello europeo, si basa sul modello OAIS (Open Archival Information System), standard internazionale ISO 14721. OAIS definisce tre ruoli (Produttore, Conservatore, Utente), sei unità funzionali (ingest, archival storage, data management, administration, preservation planning, access) e tre pacchetti informativi:
- SIP – Submission Information Package (versamento)
- AIP – Archival Information Package (archiviazione)
- DIP – Dissemination Information Package (distribuzione)
In Italia, dal 2010 il modello OAIS è stato integrato nella norma tecnica per l’interoperabilità dei pacchetti (UNI 11386 SInCRO) e nella prima normativa italiana sulla conservazione (Deliberazione CNIPA 11/2024, derivante dal DPR 445/2000 e dalla Legge Bassanini 1997). L’adozione europea dell’e‑Archiving ha introdotto differenze, soprattutto nei formati dei pacchetti di distribuzione, creando la necessità di far convivere due sistemi potenzialmente incompatibili.
Il ruolo del Regolamento eIDAS
Il Regolamento eIDAS prevede, tra gli articoli 1.47, 1.48, 45‑decies e 45‑undecies, l’evoluzione verso servizi di archiviazione elettronica qualificata (QEATS). Al 22 settembre 2026, l’unica società qualificata è il ramo irlandese di Entaksi Solution SpA, noto come QEATS. Questo evidenzia le difficoltà del mercato italiano: nonostante la presenza di un vivace settore di conservazione, la qualificazione richiede un capitale sociale di cinque milioni di euro e l’attesa del decreto attuativo del CAD art. 29, previsto dal 2017.
Le Linee Guida AgID sulla selezione e lo scarto
Le Linee Guida dell’AgID dedicano il paragrafo 4.11 alla “Selezione e scarto dei documenti informatici”. Esse ripropongono una prassi analogica, ma l’applicazione al modello OAIS comporta nuove complessità:
- Il modello OAIS separa i documenti dagli indici e metadati, creando pacchetti distinti.
- La ricomposizione avviene solo in fase di esibizione tramite i DIP.
Le fasi individuate dalle Linee Guida sono quattro: elenco, autorizzazione, distruzione, notifica.
Fase 1 – Elenco
L’elenco dei pacchetti contenenti i documenti da scartare deve essere predisposto dal responsabile della conservazione o, se il servizio è esternalizzato, dal responsabile del servizio esternalizzato. Le Linee Guida citano i “pacchetti di versamento” (SIP) ma non specificano come individuare documenti o aggregati all’interno di essi. Nella pratica sorgono due problemi:
- Identificare correttamente i documenti o gli aggregati da selezionare per lo scarto.
- Collegare questi elementi ai pacchetti di archiviazione che li contengono.
Il collegamento documenti‑pacchetti è un’astrazione che ricade sul soggetto che effettua la conservazione, il quale ne assume la responsabilità.
Fase 2 – Autorizzazione
L’autorizzazione allo scarto è rilasciata preventivamente dalle Soprintendenze Archivistiche regionali, a fronte di un elenco meditato degli oggetti documentali. La notifica deve indicare in modo univoco documenti e aggregati, facendo riferimento al DPR 445/2000 art. 57 (numero di protocollo) e all’allegato 5 delle Linee Guida AgID (metadati). La complessità aumenta quando i documenti risiedono su piattaforme diverse, ognuna con propri sistemi di identificazione.
Fase 3 – Distruzione
La cancellazione degli oggetti documentali è il cuore del processo di scarto e presenta numerose sfide:
- Rete interconnessa di archivi: le Pubbliche Amministrazioni gestiscono molteplici sottosistemi (gestori documentali, piattaforme OAIS, archivi legacy). La cancellazione da un sistema deve propagarsi a tutti gli altri, compresi backup e copie ridondanti.
- Tecniche di cancellazione: sono disponibili algoritmi di sovrascrittura (wiping software), demagnetizzazione (degausser) e distruzione fisica dei supporti. L’operazione deve coprire tutti gli storage, incluse le copie di backup.
- Tracciabilità: ogni operazione di eliminazione deve essere registrata per garantire la trasparenza e la conformità normativa.
Finora nessuna Amministrazione ha affrontato integralmente questo compito, rendendo la fase di distruzione il principale ostacolo.
Fase 4 – Notifica
Una volta completata la cancellazione, è obbligatoria la notifica formale alla Soprintendenza Archivistica competente. La notifica deve contenere:
- Riferimento all’elenco autorizzato.
- Documenti di tracciamento delle operazioni di eliminazione (log, report).
- Eventuali dichiarazioni di conformità alle tecniche di cancellazione adottate.
Al momento non esiste un modello standardizzato per questi documenti, creando incertezza sulle modalità di redazione.
Problemi pratici e prospettive future
Oltre alle quattro fasi formali, emergono altre difficoltà operative:
- Dispersione su piattaforme diverse: molti archivi digitali sono sparsi tra gestori documentali, sistemi verticali e file server autonomi.
- Aggiornamento del massimario di scarto: la normativa richiede un elenco aggiornato di tipologie di documenti soggetti a scarto, ma le indicazioni sono spesso obsolete.
- Selezione tramite metadati: l’affidamento ai metadati per individuare i documenti da eliminare richiede schemi coerenti e condivisi, ancora assenti nella maggior parte delle amministrazioni.
L’ampia definizione di “documento informatico” fornita dal Regolamento eIDAS, unitamente a quella di “archivio” del Codice dei Beni Culturali, crea un primo ordine di problema: l’archivio digitale non è più un’entità monolitica gestita da un unico gestore, ma un ecosistema distribuito.
Verso una soluzione integrata
Per superare gli ostacoli, è necessario:
- Definire un quadro normativo aggiornato, includendo il decreto attuativo del CAD art. 29 e riducendo i requisiti di capitale sociale per la qualificazione QEATS.
- Standardizzare i metadati di identificazione e collegamento tra documenti e pacchetti OAIS, garantendo interoperabilità tra le diverse piattaforme.
- Creare un modello di tracciamento unico per le operazioni di scarto, con moduli di notifica predefiniti per le Soprintendenze.
- Promuovere la formazione dei responsabili della conservazione e dei gestori documentali, affinché possano gestire l’intero ciclo di vita dei documenti digitali, dallo scarto alla conservazione a lungo termine.
Solo con un approccio coordinato, che coniughi norme, tecnologia e processi operativi, la Pubblica Amministrazione potrà finalmente festeggiare il primo scarto digitale, riducendo costi, rischi di sicurezza e oneri di archiviazione.