Prompt per l’ufficio: metodo in 4 step e 8 modelli da copiare

Perché i prompt restano validi quando i GPT personalizzati vanno in pensione

Un GPT personalizzato era, in sostanza, un prompt salvato a cui erano associate alcune istruzioni, file di conoscenza (fino a 20, ognuno fino a 512 MB) e capacità attivabili. Quando OpenAI ha annunciato la dismissione dei GPT personalizzati, con data di chiusura il 11 dicembre 2026, ha suggerito di migrare le istruzioni in plugin. Il contenuto del prompt, però, rimane invariato: è il “contenitore” che cambia, non la logica di lavoro. Per chi utilizza ChatGPT per la posta elettronica quotidiana o per la redazione di report, è quindi fondamentale imparare a scrivere prompt solidi, indipendentemente dallo strumento che li esegue.

Il cambiamento di nome del contenitore

Con l’aggiornamento di novembre 2026, i contenitori si chiamano ora “Progetti” e, a breve, “Plugin”. Questa evoluzione non influisce sul risultato, purché il prompt sia ben strutturato. Un prompt ben scritto può essere trasferito da un contenitore all’altro senza perdita di informazioni.

La metodologia in quattro passi

Il metodo proposto da Pasquale Pillitteri si basa su quattro passaggi che si applicano a qualsiasi tipo di documento: contratti, email a clienti irritati, report di fine mese e così via. I quattro step sono:

• Scopo: definire chi leggerà il risultato e con quale finalità.
• Materiale: indicare quali file utilizzare e quali escludere.
• Forma: specificare lunghezza, struttura, tono e lingua.
• Controllo: richiedere a ChatGPT di indicare eventuali lacune e verificare manualmente i dati.

Passo 0 – Preparazione dei dati

Prima di tutto, occorre gestire le impostazioni sulla privacy. Negli account personali (Free, Plus, Pro) la condivisione dei dati per il miglioramento del modello è attiva di default. È consigliabile disattivarla nella sezione “Data controls” deselezionando “Improve the model for everyone”. Inoltre, per documenti sensibili è opportuno usare la modalità “Chat temporanea”, che non viene salvata nei log e non serve al training.

Step 1: lo scopo

Scrivi chiaramente chi è il destinatario finale. Esempi:

• “Fai una sintesi del contratto per il direttore acquisti, che deve decidere se firmare.”
• “Redigi una risposta al cliente insoddisfatto, mantenendo un tono empatico ma fermo.”

Specificare il lettore guida ChatGPT a filtrare le informazioni più rilevanti, riducendo la lunghezza della risposta.

Step 2: il materiale

Indica i file da analizzare e usa marcatori di separazione (es. <START> … <END>) per delimitare il contenuto. Se ci sono più allegati, nominarli singolarmente (“VERSIONE A”, “VERSIONE B”). Se una sezione è irrilevante, segnalarlo esplicitamente. Quando il materiale contiene dati riservati, sostituisci le informazioni sensibili con segnaposto come KUNDE1 o BETRAGA.

Step 3: la forma

Definisci parametri misurabili: lunghezza massima, struttura (tabella, elenco puntato), lingua, tono. Esempi concreti:

• “Massimo 150 parole, in italiano, tono professionale e cordiale.”
• “Una tabella a quattro colonne: voce, descrizione, importo, data.”

Allega un esempio di output che ti soddisfa; il modello seguirà quella struttura meglio di una lista di aggettivi.

Step 4: il controllo

Richiedi a ChatGPT di segnalare ciò che non ha trovato e le ipotesi fatte, ad esempio: “Sezione X non presente, assumo Y”. Inoltre, chiedi di indicare la provenienza di ogni dato numerico. Dopo la risposta, verifica manualmente numeri, nomi e importi confrontandoli con i documenti originali.

Gestione dei file e limiti dei piani

Nel piano gratuito è possibile caricare fino a tre file al giorno; i piani a pagamento offrono margini più ampi. I formati supportati includono:

• Documenti: DOCX, PDF, TXT
• Fogli di calcolo: XLSX, XLS, CSV, TSV
• Presentazioni: PPTX
• Google Docs: .gdoc (necessita di conversione)

Assicurati che il file non superi 512 MB; altrimenti, dividilo in parti più piccole o utilizza link esterni.

Otto template pronti all’uso

Ecco otto prompt già testati per le attività più comuni in ufficio. Copiali, personalizzali con i tuoi dati e usali subito.

Template 1 – Sintesi di un contratto

Scopo: Redigere una sintesi per il responsabile legale, evidenziando clausole di rescissione, penali e termini di pagamento.
Materiale: <STARTCONTRATTO>[incolla il testo]<ENDCONTRATTO>
Forma: 200 parole, elenco puntato, tono formale.
Controllo: Indica le clausole non trovate e la pagina di origine di ogni punto.

Template 2 – Risposta a cliente irritato

Scopo: Rispondere al cliente “Mario Rossi” che lamenta un ritardo di consegna.
Materiale: <STARTEMAIL>[email del cliente]<ENDEMAIL>
Forma: 120 parole, tono empatico, includi una proposta di compensazione.
Controllo: Specifica quali informazioni di ordine non sono presenti.

Template 3 – Report mensile vendite

Scopo: Creare il report vendite per il direttore commerciale.
Materiale: <STARTXLSX>[allegato.xlsx]<ENDXLSX>
Forma: Tabella con colonne: Prodotto, Unità vendute, Fatturato, Variazione %.
Controllo: Verifica che la somma del fatturato corrisponda al totale indicato.

Template 4 – Bozza di comunicato stampa

Scopo: Redigere un comunicato per il responsabile comunicazione, annunciare il nuovo prodotto X.
Materiale: <STARTBRIEF>[brief interno]<ENDBRIEF>
Forma: 300 parole, struttura: titolo, sottotitolo, corpo, citazione CEO.
Controllo: Evidenzia le parti non coperte dal brief.

Template 5 – Checklist di conformità GDPR

Scopo: Fornire una checklist per il data protection officer.
Materiale: <STARTPOLICY>[policy aziendale]<ENDPOLICY>
Forma: Elenco puntato, ogni punto con “[ ]” per spunta.
Controllo: Indica le sezioni della policy non analizzate.

Template 6 – Email di follow‑up a fornitore

Scopo: Inviare un sollecito di pagamento al fornitore “ABC S.p.A.”.
Materiale: <STARTINVOICE>[fattura.pdf]<ENDINVOICE>
Forma: 150 parole, tono cortese ma fermo, includi scadenza e importo.
Controllo: Specifica eventuali dati mancanti (es. numero ordine).

Template 7 – Analisi SWOT interna

Scopo: Preparare una matrice SWOT per il team strategico.
Materiale: <STARTANALYSIS>[documento interno]<ENDANALYSIS>
Forma: Tabella 2×2, ogni quadrante con massimo 5 punti.
Controllo: Segnala aree non coperte dal documento.

Template 8 – Piano di progetto Agile

Scopo: Creare un piano sprint per il product owner.
Materiale: <STARTBACKLOG>[backlog.xlsx]<ENDBACKLOG>
Forma: Lista delle user story, stime in story points, priorità.
Controllo: Indica le story non presenti nel backlog.

Conclusioni e prossimi passi

Investire tempo nella scrittura di prompt chiari e strutturati è la chiave per mantenere la produttività, anche quando OpenAI cambia i meccanismi di esecuzione. Segui i quattro step, utilizza i template forniti e ricorda sempre di verificare i risultati con un controllo manuale. In questo modo, il tuo flusso di lavoro rimarrà fluido, sicuro e pronto ad adattarsi a qualsiasi evoluzione tecnologica.