Il nuovo scenario di OpenAI: da GPT personalizzati a plugin

Nel novembre 2026 OpenAI ha aggiornato la pagina di aiuto sulla creazione di GPT, annunciando il ritiro dei GPT personalizzati e la loro sostituzione da parte dei plugin. La data di chiusura standard è fissata per l’11 dicembre 2026. Le utenze personali (Free, Go, Plus, Pro) non potranno più creare nuovi GPT; chi ha già configurato un GPT per gestire la posta quotidiana dovrà ricostruire il lavoro altrove, ma il prompt rimane valido.

Per chi deve decidere quale strumento adottare, OpenAI suggerisce di consultare la strategia di marketing digitale con IA in 6 passi e 16 prompt. Tuttavia, per il lavoro d’ufficio il punto focale resta il prompt ben scritto, perché è l’unico elemento che si trasporta in maniera inalterata da un GPT a un plugin.

Perché il prompt sopravvive al GPT

Un GPT personalizzato era, in pratica, un prompt salvato accompagnato da file allegati (fino a 20 file, ciascuno di massimo 512 MB). Le istruzioni, i file di conoscenza e le capacità attivabili venivano memorizzati in una configurazione che ChatGPT applicava a ogni conversazione.

OpenAI spiega che chi desidera migrare un GPT potrà trasferire istruzioni e conoscenza in un plugin, un pacchetto che combina skills riutilizzabili, app collegate a servizi esterni e altri strumenti. Le scadenze e i passaggi variano a seconda del tipo di account; la FAQ ufficiale è il punto di riferimento per verificare la propria situazione.

Per l’utente d’ufficio la conseguenza è semplice: contenitore e contenuto si separano. Il contenitore (GPT, progetti, plugin) cambia nome ogni pochi mesi, ma un prompt ben formulato passa da uno all’altro senza perdita di informazioni. Per questo è fondamentale imparare a scriverlo correttamente, lasciando la scelta della piattaforma a un secondo momento.

Il metodo in quattro passi

Il metodo proposto è originale, ma si basa su indicazioni di OpenAI da tempo disponibili. La guida del centro di aiuto raccomanda di essere chiari, specifici, di fornire contesto sufficiente, indicare il tono con aggettivi descrittivi e di iterare correggendo il prompt in base alla risposta. La guida per sviluppatori aggiunge un ordine consigliato: identità, istruzioni, esempi, contesto, l’uso di delimitatori e un esempio del risultato atteso.

Passo 1 – L’obiettivo

Prima di descrivere il compito, indica chi leggerà il risultato e cosa farà con esso. Un prompt generico come «Resume questo contratto» lascia a ChatGPT la scelta di cosa sia importante. Invece, «Prepara una scheda per il direttore acquisti, che deve decidere se firmare» fornisce un criterio di selezione. Più preciso è il destinatario, più la risposta sarà sintetica e mirata.

Passo 2 – Il materiale

Specifica quale documento deve essere usato e cosa deve essere escluso. Il file si allega o si incolla tra due delimitatori riconoscibili (ad esempio tag XML). Se ci sono più allegati, nominarli esplicitamente («VERSIÓN A», «VERSIÓN B»). Se una sezione è irrilevante, indicarlo. Quando il materiale contiene dati sensibili, il passo 2 si interrompe qui, come spiegato nella sezione sui dati riservati.

Passo 3 – La forma

Definisci estensione, struttura, lingua e tono in modo dettagliato. Istruzioni verificabili includono: «Massimo 150 parole», «una tabella con quattro colonne», «tono cordiale e fermo». Frasi vaghe come «breve e professionale» non lo sono. Se possiedi un esempio di risultato gradito (un’email precedente o il report trimestrale), incollalo e scrivi «segui questa struttura». Un esempio vale più di dieci aggettivi.

Passo 4 – La verifica

Questo è il punto di differenza rispetto alle guide ufficiali. Chiedi a ChatGPT di indicare cosa non ha trovato, quali assunzioni ha fatto, di scrivere «non indicato» per i dati mancanti e di citare il punto del documento da cui proviene ogni cifra. Dopo la risposta, verifica autonomamente numeri, date, nomi e importi confrontandoli con l’originale prima di inviare il risultato.

OpenAI descrive i modelli di ragionamento come più efficienti con prompt semplici e diretti, rendendo superfluo (e talvolta controproducente) includere frasi come «ragiona passo passo». Se utilizzi uno di questi modelli, mantieni il prompt breve e concentra lo sforzo nei passi 1 e 3. La stessa guida menziona GPT‑6 Astra, che richiede meno regole nei prompt.

Passo 0 – Controlli preliminari sui dati

Questo passo si esegue una sola volta e riguarda la gestione dei testi caricati. Nei piani personali (Free, Plus, Pro) la condivisione dei dati per migliorare i modelli è attivata di default e può essere disattivata nella sezione Data controls delle impostazioni, deselezionando «Improve the model for everyone». Disattivare l’opzione non elimina la cronologia delle chat.

Un avvertimento importante riguarda i pulsanti di valutazione: se lasci un voto, la conversazione completa associata può essere usata per l’addestramento anche se l’opzione è disattivata.

Per testi particolarmente delicati è consigliato utilizzare il chat temporaneo, che non compare nella cronologia, non crea né aggiorna ricordi, non è usato per il miglioramento dei modelli e può essere conservato fino a 30 giorni per motivi di sicurezza.

Negli ambienti aziendali (Business, Enterprise, Edu), i contenuti non vengono usati per l’addestramento per impostazione predefinita. Tuttavia, le politiche interne dell’azienda hanno la precedenza: se è vietato caricare contratti o dati clienti su strumenti esterni, tale divieto vale a prescindere dalle impostazioni di OpenAI.

Per testi contenenti nomi, codici fiscali o numeri di conto, la pratica più sicura è sostituirli con segnaposto (es. CLIENTE1, IMPORTOA) prima di incollarli.

Caricare file senza sorprese

Le regole di caricamento file prevedono:

    • Formati supportati per documenti: DOCX, PDF, TXT.
    • Formati per fogli di calcolo: XLSX, XLS, CSV, TSV.
    • Formati per presentazioni: PPTX.
    • Google Docs (.gdoc) non si carica direttamente; va esportato in PDF o DOCX.

Limiti per file:

    • 512 MB per documenti e presentazioni.
    • 20 MB per immagini.
    • circa 50 MB per CSV e fogli di calcolo.
    • 2 milioni di token per documento e presentazione (un token è circa un frammento di parola).

È possibile caricare fino a 80 file ogni 3 ore; nel piano Free il limite scende a 3 file al giorno, con avvisi di OpenAI in caso di superamento.

Otto modelli di prompt pronti da copiare

Di seguito otto esempi pratici, tutti costruiti secondo il metodo a quattro passi. Basta sostituire i segnaposto con i dati specifici dell’azienda.

1. Sintesi di un contratto per il direttore acquisti

<OBIETTIVO>


Prepara una scheda sintetica per il direttore acquisti, che deve decidere se firmare il contratto.



<MATERIALE>


[Allega il file "CONTRATTO_V1.pdf" tra i tag <DOC>...</DOC>]



<FORMA>


Massimo 200 parole, elenco puntato dei punti chiave, tono formale e incisivo. Segui la struttura dell'esempio allegato.



<VERIFICA>


Indica "non indicato" per le clausole mancanti e cita il paragrafo di origine per ogni informazione.

2. Risposta a un cliente arrabbiato

<OBIETTIVO>


Scrivi una risposta email al cliente X, che lamenta ritardi nella consegna, mantenendo un tono empatico ma fermo.



<MATERIALE>


Testo del reclamo tra <RECLAMO>...</RECLAMO>.



<FORMA>


Massimo 250 parole, includi una scusa, una spiegazione breve, una proposta di rimborso e una data di consegna aggiornata. Usa il modello di email allegato.



<VERIFICA>


Segna "non indicato" per le date non presenti e cita il punto del reclamo da cui estrai le informazioni.

3. Report mensile delle vendite

<OBIETTIVO>


Genera un report di fine mese per il responsabile vendite, evidenziando trend, top 5 prodotti e scostamenti rispetto al budget.



<MATERIALE>


File "VENTE_MARZO.xlsx" tra <DATA>...</DATA>.



<FORMA>


Tabella con colonne: Prodotto, Vendite, Budget, Scostamento (%). Aggiungi un paragrafo di sintesi di 100 parole, tono professionale.



<VERIFICA>


Per ogni valore, indica il foglio e la cella di origine; usa "non indicato" se dati mancanti.

4. Bozza di comunicato stampa

<OBIETTIVO>


Redigi un comunicato stampa per il lancio del nuovo prodotto Y, destinato ai media nazionali.



<MATERIALE>


Scheda prodotto "PRODOTTO_Y.pdf" tra <PRODOTTO>...</PRODOTTO>.



<FORMA>


500 parole, struttura classica (titolo, sottotitolo, corpo, citazione CEO). Tono entusiasta e informativo.



<VERIFICA>


Segna "non indicato" per le specifiche non presenti e indica la pagina di riferimento del PDF.

5. Email di follow‑up a un partner commerciale

<OBIETTIVO>


Scrivi un'email di follow‑up dopo la riunione del 12 aprile, chiedendo conferma delle prossime azioni.



<MATERIALE>


Verbale riunione "RIUNIONE_12APR.pdf" tra <VERBALE>...</VERBALE>.



<FORMA>


300 parole, tono cordiale, includi elenco puntato delle azioni concordate.



<VERIFICA>


Per ogni azione, indica il punto del verbale di riferimento; usa "non indicato" se non trovi la data.

6. Nota interna sulle policy di privacy

<OBIETTIVO>


Redigi una nota interna per tutti i dipendenti, spiegando le nuove policy di privacy in vigore dal 1° giugno.



<MATERIALE>


Documento "POLICYPRIVACY2026.pdf" tra <POLICY>...</POLICY>.



<FORMA>


400 parole, elenco numerato dei punti principali, tono chiaro e autoritario.



<VERIFICA>


Cita la sezione del documento per ogni punto; usa "non indicato" dove il testo è assente.

7. Proposta di progetto per il consiglio di amministrazione

<OBIETTIVO>


Prepara una proposta di progetto per l’implementazione di IA nella gestione documentale, destinata al consiglio di amministrazione.



<MATERIALE>


Studio di fattibilità "STUDIOIADOC.pdf" tra <STUDIO>...</STUDIO>.



<FORMA>


5 pagine, includi executive summary, analisi costi/benefici, roadmap a 12 mesi. Tono persuasivo e data‑driven.



<VERIFICA>


Per ogni cifra, indica la pagina e il paragrafo di origine; usa "non indicato" se il dato non è presente.

8. FAQ per il supporto clienti

<OBIETTIVO>


Crea una lista di FAQ per il supporto clienti sul nuovo servizio di streaming, da pubblicare sul sito.



<MATERIALE>


Documentazione tecnica "STREAMING_DOC.pdf" tra <DOC>...</DOC>.



<FORMA>


15 domande con risposta di massimo 80 parole ciascuna, tono amichevole e diretto. Formato markdown (ma invialo come testo semplice).



<VERIFICA>


Per ogni risposta, indica la sezione del documento di riferimento; usa "non indicato" per le informazioni non trovate.

Come mettere subito in pratica il metodo

Per testare il metodo basta una conta OpenAI e un browser. Nel piano Free la capacità di caricamento è limitata a 3 file al giorno; i piani a pagamento offrono margini più ampi. I modelli descritti nella guida funzionano in una chat normale, senza configurazioni aggiuntive.

Procedi così:

    • Apri ChatGPT e, se necessario, attiva la modalità di upload file.
    • Seleziona il modello più adatto (ad esempio GPT‑4o).
    • Inserisci il prompt strutturato secondo i quattro passi, includendo eventuali allegati tra delimitatori.
    • Rivedi la risposta, verifica le citazioni e le assunzioni, correggi eventuali errori e ripeti finché il risultato non è conforme.

Con la pratica, scrivere prompt diventerà un’attività quasi automatica, consentendo di risparmiare tempo su attività ripetitive e di aumentare la qualità delle comunicazioni aziendali.