Un prompt da ufficio funziona quando dice a ChatGPT per chi scrive, con quale materiale, in che forma e come si controlla il risultato. Sono quattro passi, sempre gli stessi, e valgono per un riassunto di contratto come per la risposta a un cliente arrabbiato o per la relazione di fine mese.

Il contesto del ritiro dei GPT personalizzati

Nella pagina d’aiuto sulla creazione dei GPT, aggiornata a inizio novembre 2026, OpenAI ha annunciato che i GPT personalizzati verranno ritirati e sostituiti dai plugin, con data di ritiro standard fissata all’11 dicembre 2026. Gli account personali (Free, Go, Plus, Pro) non possono più crearne di nuovi. Chi aveva costruito un GPT per le email quotidiane dovrà rifare il lavoro altrove, ma la parte che resta valida è proprio il prompt.

Per chi vuole decidere prima cosa fare e solo dopo con quali strumenti, esiste la strategia di digital marketing con l’AI in sei passi e 16 prompt. Tuttavia, per il lavoro d’ufficio ci concentriamo sul metodo in quattro passi, applicabile a documenti, email e report.

Prerequisiti e prima prova

Servono un account OpenAI e un browser. Sul piano Free il caricamento di file è limitato a tre al giorno, mentre sui piani a pagamento i margini aumentano. I modelli di questa guida funzionano in una normale chat, senza altre impostazioni.

Passo 0 – Controllo dei dati: prima di caricare qualsiasi documento, verifica le impostazioni di Data controls. Sui piani personali la condivisione dei dati per migliorare i modelli è attiva per impostazione predefinita; può essere disattivata deselezionando “Improve the model for everyone”. L’opzione non cancella la cronologia delle chat, ma è importante per la privacy.

Per i testi più delicati

    • Usa la chat temporanea: non compare nella cronologia, non crea né aggiorna ricordi, non è usata per l’addestramento e si conserva fino a 30 giorni.
    • Nei piani Business, Enterprise ed Edu i contenuti non vengono usati per l’addestramento per impostazione predefinita.
    • Sostituisci nomi, codici fiscali o numeri di conto con segnaposto (es. CLIENTE1, IMPORTOA) prima di incollare.

Il metodo in quattro passi

Il metodo è stato sviluppato da Pasquale Pillitteri, ma poggia su indicazioni fornite da OpenAI da tempo. La guida del centro assistenza richiede chiarezza, specificità, contesto sufficiente, indicazione del tono con aggettivi descrittivi e iterazione. La guida per sviluppatori suggerisce l’ordine: identità, istruzioni, esempi, contesto, oltre all’uso di delimitatori per separare dati e istruzioni.

Passo 1 – Lo scopo

Prima di descrivere il compito, specifica chi leggerà il risultato e cosa ne farà. “Riassumi questo contratto” lascia a ChatGPT la scelta di cosa conta, mentre “Prepara una scheda per il direttore acquisti, che deve decidere se firmare” fornisce un criterio di taglio. Più il destinatario è preciso, più la risposta si accorcia da sola. Il ruolo da assumere (assistente, revisore, redattore) è meno rilevante; è il lettore finale che determina il risultato.

Passo 2 – Il materiale

Dichiara esplicitamente cosa ChatGPT deve usare e cosa deve lasciare fuori. Allegare o incollare il documento tra due delimitatori riconoscibili (ad esempio tag XML <START> … <END>) è consigliato. Se hai più allegati, nomina ciascuno (“VERSIONE A”, “VERSIONE B”). Se una parte è irrilevante, indicane l’esclusione. In caso di dati sensibili, il passo 2 si ferma qui; non caricare informazioni che non possono uscire dall’azienda.

Passo 3 – La forma

Definisci lunghezza, struttura, lingua e tono in modo dettagliato: “Massimo 150 parole”, “una tabella con quattro colonne”, “tono cordiale e fermo”. Istruzioni verificabili sono preferibili a quelle vaghe (“breve e professionale”). Se possiedi un esempio di risultato soddisfacente, incollalo e scrivi “segui questa struttura”. Un esempio vale più di dieci aggettivi.

Passo 4 – Il controllo

Questo è l’elemento distintivo del metodo di Pillitteri. All’interno del prompt chiedi a ChatGPT di dichiarare cosa non ha trovato, quali ipotesi ha fatto, di scrivere “non indicato” al posto di dati mancanti e di citare il punto del documento da cui ha tratto ogni cifra. Fuori dal prompt, verifica tu stesso numeri, date, nomi e importi confrontandoli con l’originale prima di inoltrare qualsiasi cosa.

Modelli pratici da copiare

Di seguito otto modelli pronti all’uso, organizzati secondo il metodo in quattro passi. Copiali, personalizzali e adattali al tuo flusso di lavoro.

Modello 1 – Riassunto contrattuale per il direttore acquisti

    • Scopo: Fornire al direttore acquisti una sintesi per decidere la firma.
    • Materiale: Allegare CONTRATTO_V1.pdf tra <DOC> e </DOC>.
    • Forma: Max 200 parole, elenco puntato di clausole chiave, tono formale.
    • Controllo: Chiedi di indicare “non indicato” per clausole assenti e di citare il paragrafo di origine.

Modello 2 – Risposta a cliente insoddisfatto

    • Scopo: Email di scuse e proposta di soluzione per cliente arrabbiato.
    • Materiale: Copia del reclamo cliente tra <RECLAMO> e </RECLAMO>.
    • Forma: 150 parole, tono empatico ma fermo, includi un’offerta di rimborso.
    • Controllo: Verifica che tutti i dati sensibili (numero ordine, dati personali) siano corretti o sostituiti con placeholder.

Modello 3 – Relazione di fine mese per il consiglio di amministrazione

    • Scopo: Sintetizzare i risultati economici del mese.
    • Materiale: Allegare REPORTMARZO.xlsx e NOTESTRATEGICHE.txt.
    • Forma: 3 sezioni (fatturato, spese, prospettive), tabella con KPI, tono professionale.
    • Controllo: Richiedi a ChatGPT di indicare ogni cifra con riferimento al foglio e alla cella di origine.

Modello 4 – Bozza di comunicato stampa interno

    • Scopo: Annunciare il lancio di un nuovo prodotto ai dipendenti.
    • Materiale: Descrizione prodotto in <PRODOTTO>…</PRODOTTO>.
    • Forma: Max 250 parole, stile coinvolgente, includi call‑to‑action per testare il prodotto.
    • Controllo: Verifica che non vengano divulgati dati di mercato non ancora approvati.

Modello 5 – Email di follow‑up a fornitore

    • Scopo: Richiedere aggiornamento su consegna ritardata.
    • Materiale: Copia della mail originale tra <ORIGINALE> e </ORIGINALE>.
    • Forma: 120 parole, tono cortese ma incisivo, includi scadenza per risposta.
    • Controllo: Accertati che i numeri d’ordine siano corretti.

Modello 6 – Checklist di audit interno

    • Scopo: Generare una checklist per verifica conformità GDPR.
    • Materiale: Linee guida GDPR in <GUIDA>…</GUIDA>.
    • Forma: Tabella con colonne “Requisito”, “Stato”, “Note”, tono tecnico.
    • Controllo: Chiedi di evidenziare le voci non trovate con “non indicato”.

Modello 7 – Presentazione PowerPoint di progetto

    • Scopo: Creare slide per presentare il progetto X al board.
    • Materiale: Documentazione progetto in <DOCX> e dati KPI in <CSV>.
    • Forma: 10 slide, layout suggerito (titolo, grafico, conclusioni), tono persuasivo.
    • Controllo: Verifica che tutti i grafici corrispondano ai dati originali.

Modello 8 – Piano di comunicazione social per evento

    • Scopo: Definire i post per l’evento “Innovation Day”.
    • Materiale: Brief dell’evento in <BRIEF>.
    • Forma: 5 post, includi data, hashtag, call‑to‑action, tono energico.
    • Controllo: Controlla che tutti i link siano corretti e non contengano informazioni riservate.

Considerazioni finali su file e limiti tecnici

Le regole sul caricamento file prevedono formati supportati: DOCX, PDF, TXT per i documenti; XLSX, XLS, CSV, TSV per i fogli di calcolo; PPTX per le presentazioni. Un file Google Docs (.gdoc) deve essere esportato prima in PDF o DOCX.

Limiti per file: 512 MB per documenti e presentazioni, 20 MB per immagini, circa 50 MB per CSV/fogli. Ogni file è soggetto a un tetto di 2 milioni di token (circa 1,5 milioni di parole). Si possono caricare fino a 80 file ogni tre ore, mentre sul piano Free il limite scende a tre file al giorno; OpenAI avverte che le soglie possono essere ridotte nelle ore di punta.

Perché il prompt resta, mentre il GPT va in pensione

Un GPT personalizzato era, di fatto, un prompt salvato con file allegati. Le istruzioni, i file di conoscenza (fino a 20, ciascuno fino a 512 MB) e le capacità attivabili stavano in una configurazione che ChatGPT applicava a ogni conversazione. Quando il GPT viene ritirato, le istruzioni e la conoscenza possono essere migrate in un plugin, cioè un pacchetto che unisce istruzioni riutilizzabili (“skill”), app collegate a servizi esterni e altri strumenti.

Per chi lavora in ufficio la conseguenza è semplice: contenitore e contenuto si sono separati. Il contenitore cambia nome (GPT → progetti → plugin), ma un prompt scritto bene si sposta da uno all’altro senza perdere niente. Per questo conviene imparare a scrivere il prompt e lasciare la scelta dello strumento a un secondo momento.

Risorse aggiuntive

Chi vuole approfondire la tecnica generale può consultare la guida completa al prompt engineering di OpenAI. Qui si resta sul lavoro d’ufficio, con materiale che hai davvero sulla scrivania.

Infine, per monitorare la situazione del ritiro dei GPT e le FAQ ufficiali, visita la sezione Retirement of Custom GPTs sul sito di OpenAI.