Introduzione alla trasformazione digitale delle assemblee
La possibilità di partecipare a un’assemblea societaria mediante strumenti di telecomunicazione non è più un’eccezione legata all’emergenza sanitaria, ma un elemento centrale della trasformazione digitale dell’impresa. L’esperienza degli ultimi anni ha dimostrato che soci, amministratori, sindaci, rappresentanti comuni, intermediari e professionisti possono intervenire e votare senza trovarsi nello stesso luogo, ma la semplice presenza di una videoconferenza non garantisce automaticamente la validità giuridica della riunione.
Dal videoconferenza all’assemblea giuridicamente valida
Una riunione su una piattaforma online è solo il mezzo attraverso il quale si sviluppa un procedimento più complesso, articolato in una sequenza di atti essenziali. La mancanza o la carenza di uno di questi atti può trasformare un problema tecnico in un vizio del procedimento deliberativo, minando la validità della delibera e la tutela delle minoranze.
Fasi operative di un’assemblea digitale
- Convocazione: comunicazione formale dei termini, della data, dell’ora e del link di accesso.
- Accesso: ingresso nella piattaforma da parte dei partecipanti autorizzati.
- Identificazione: verifica dell’identità e della legittimazione del soggetto.
- Partecipazione alla discussione: interventi in tempo reale o mediante chat strutturata.
- Esercizio dei diritti informativi: consultazione di documenti, allegati e relazioni.
- Espressione e conteggio del voto: utilizzo di sistemi di voto elettronico certificati.
- Proclamazione del risultato: comunicazione dei risultati da parte del presidente.
- Verbalizzazione e conservazione delle evidenze: redazione del verbale, archiviazione dei log e dei file audio‑video.
Conseguenze di una gestione inadeguata
Se anche uno solo di questi passaggi non è governato adeguatamente, il problema tecnico può trasformarsi in un vizio del procedimento deliberativo. Una credenziale sottratta, un collegamento instabile, un voto non registrato o una decisione opaca del gestore della piattaforma possono incidere non soltanto sull’efficienza della riunione, ma sulla validità della deliberazione e sulla tutela delle minoranze.
Quadro normativo di riferimento
Il diritto societario italiano prevede già disposizioni per l’uso dei mezzi di telecomunicazione. Per le società per azioni, l’articolo 2370, quarto comma, del codice civile consente allo statuto di permettere l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione o l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica. Nelle società a responsabilità limitata, gli articoli 2479 e 2479‑bis, unitamente alle previsioni dell’atto costitutivo, regolano la stessa possibilità.
All’emergenza Covid‑19, l’articolo 106 del decreto‑legge 17 marzo 2020, n. 18, ha introdotto una disciplina eccezionale che ha consentito, anche in deroga alle disposizioni statutarie, l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, il voto elettronico o per corrispondenza e, a determinate condizioni, lo svolgimento dell’assemblea senza la presenza nello stesso luogo del presidente, del segretario o del notaio. Tale disciplina è stata prorogata più volte, estendendo la possibilità di tenere assemblee digitali fino al 30 settembre 2026.
Le novità della legge Capitali
L’articolo 135‑undecies, introdotto dalla legge 21 marzo 2024, n. 21, nel Testo unico della finanza, consente alle società con azioni quotate, previa previsione statutaria, di stabilire che l’intervento e l’esercizio del voto avvengano esclusivamente tramite un rappresentante designato. Si tratta di una soluzione diversa dalla partecipazione digitale diretta: l’assemblea può essere “senza pubblico”, ma non diventa necessariamente un luogo digitale aperto al confronto in tempo reale.
Distinzione fondamentale: partecipazione diretta vs rappresentanza
L’assemblea virtuale con partecipazione diretta deve ampliare la possibilità di intervenire, ascoltare, domandare e votare. L’assemblea con sola rappresentanza, invece, comprime la dialettica assembleare, poiché i soci sono esclusi dal collegamento e il dibattito avviene esclusivamente attraverso il rappresentante. La differenza influisce sulla trasparenza, sulla percezione di legittimità e sulla capacità di esercitare i diritti informativi.
Riconsiderare il concetto di “luogo” dell’assemblea
Tradizionalmente, il dibattito notarile e societario presumeva l’esistenza di un luogo fisico principale in cui fossero presenti almeno il presidente e il soggetto verbalizzante. I partecipanti collegati da remoto erano considerati “presenti a distanza” rispetto a quel centro materiale della riunione. La lamassima n. 200 del Consiglio notarile di Milano ha riconosciuto che, quando la legge o lo statuto consentono l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, l’assemblea può svolgersi esclusivamente a distanza, a condizione che siano rispettati i principi della formazione della volontà sociale.
Il luogo tradizionale viene quindi sostituito da uno spazio organizzato attraverso regole tecniche di accesso, permanenza e interazione. Il punto decisivo non è la compresenza fisica, ma la coesistenza giuridica e temporale del procedimento.
Ruolo dei soggetti chiave
Il presidente deve verificare l’identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare la discussione, accertare i risultati delle votazioni e proclamare gli esiti. Il soggetto verbalizzante, invece, deve essere in grado di seguire consapevolmente lo svolgimento dei lavori, registrare le evidenze audiovisive e garantire la conservazione a norma di legge