Il problema della frammentazione informativa nei cantieri
Nei cantieri una parte decisiva delle comunicazioni passa ancora attraverso WhatsApp e altri canali informali, separando attività operative e rendicontazione. La dispersione dei dati aumenta i rischi per sicurezza, tracciabilità e governance, mentre le piattaforme SaaS possono ricondurre documenti e aggiornamenti dentro un archivio condiviso.
L’attività operativa e la relativa rendicontazione spesso non procedono parallelamente. Nonostante negli ultimi anni il comparto dell’edilizia abbia gradualmente iniziato a investire nella digitalizzazione dei processi, una parte significativa delle decisioni riguardanti i progetti continua a transitare via app di messaggistica istantanea, senza mai essere formalizzata.
Il risultato è che informazioni essenziali finiscono per essere frammentate tra canali e interlocutori diversi, diventando complesse da monitorare e da ricostruire a distanza di tempo. Ciò si traduce in un aumento esponenziale del rischio che attività già eseguite si duplichino, che un’istruzione non raggiunga tempestivamente gli operatori coinvolti o che una criticità rilevata in cantiere non venga gestita con la necessaria rapidità.
Due flussi paralleli: sistemi ufficiali vs canali informali
Di conseguenza, molte aziende si trovano oggi a dover operare su due livelli: da una parte i sistemi ufficiali, principalmente per l’archiviazione dei dati che derivano da procedure formalizzate; dall’altra i canali informali, come i gruppi Whatsapp, per lo scambio di aggiornamenti quotidiani. Più le differenze tra i contenuti veicolati nei due flussi aumentano, più diventa complesso garantire una gestione coerente e trasparente delle informazioni.
Il fenomeno richiama quello che in ambito aziendale viene definito “shadow IT”, ovvero l’utilizzo di strumenti non ufficiali per svolgere attività lavorative.
Dati e statistiche sullo shadow IT
Le statistiche raccolte da ElectroIQ mostrano che il 67 % dei lavoratori dichiara di introdurre strumenti personali, per la maggior parte digitali, all’interno della propria azienda, con tutti i rischi per la sicurezza informatica che queste prassi comportano.
Questo atteggiamento nasce sia dalla ricerca di efficienza, mossa dall’obiettivo di accelerare la produttività, sia dall’immediatezza d’utilizzo di alcune applicazioni tech, dotate di interfaccia semplice e a portata di chiunque.
Le conseguenze sul piano della governance delle informazioni e della protezione dei dati possono essere significative. Basti pensare che, secondo il Verizon Data Breach Investigations Report 2025, circa il 46 % dei sistemi che utilizzano credenziali aziendali è riconducibile a dispositivi non gestiti dal datore di lavoro o addirittura personali.
Ciò significa che una buona parte delle attività lavorative avviene al di fuori dell’infrastruttura tecnologica ufficiale, riducendo la visibilità e il controllo sulla catena di comunicazioni. Allo stesso tempo, il dato evidenzia una probabile mancata capacità dell’azienda di valorizzare il proprio patrimonio dati nel tempo, i quali si disperdono con rapidità e si rendono più difficilmente tracciabili in via formale.
Esempi in altri settori
- Nel settore politico-amministrativo, giunte e consigli comunali utilizzano gruppi di messaggistica per concordare votazioni, nomine o decisioni amministrative, spostando parte del processo decisionale fuori dalle sedi formali.
- Nel settore sanitario, il 100 % dei medici e il 97,4 % degli infermieri intervistati usa WhatsApp per lavoro; il 42,9 % degli operatori non valuta l’accettabilità etica di queste pratiche, creando rischi per riservatezza e tracciabilità.
Shadow IT nell’edilizia: risultati delle indagini recenti
Una ricerca condotta da PlanRadar nel 2026 ha rilevato come il 77 % dei professionisti del settore affermi che almeno il 50 % della documentazione di progetto è distribuita tra canali di comunicazione extra aziendali. In Italia la quota raggiunge il 91 %, la più elevata a livello europeo, evidenziando la necessità di strumenti professionali efficienti sia per usabilità sia per immediatezza.
Questi dati confermano che l’uso non controllato di app di messaggistica è la norma piuttosto che l’eccezione, e che le conseguenze si ripercuotono su costi, tempi e qualità delle consegne.
Perché le app informali non sono adatte ai cantieri
Una chat Whatsapp non è progettata per collegare in tempo reale un’attività a una localizzazione, a una planimetria o a uno stato di avanzamento lavori; mentre strumenti appositamente ideati per questi scopi consentono di associare direttamente le informazioni relative alle lavorazioni al progetto in corso, restituendo un archivio strutturato, tracciabile e consultabile nel lungo periodo.
Le chat informali non tutelano la privacy aziendale, mancano di governance e policy d’utilizzo, oltre a favorire la perdita di informazioni, poiché basate su una comunicazione continua tra account solitamente utilizzati al di fuori dell’ambiente lavorativo.
Soluzioni SaaS: centralizzare per non disperdere
L’utilizzo di piattaforme digitali SaaS risponde a questo bisogno, colmando le criticità che emergono dall’uso improprio delle app di messaggistica istantanea. Le soluzioni SaaS offrono:
- Archiviazione centralizzata: tutti i documenti, foto, planimetrie e report vengono salvati in un unico repository accessibile da tutti i membri del team.
- Tracciabilità dei cambiamenti: ogni modifica è registrata con data, ora e responsabile, facilitando audit e verifiche.
- Integrazione con geolocalizzazione: è possibile associare aggiornamenti a specifiche zone del cantiere o a singole fasi di lavoro.
- Controlli di sicurezza: accessi basati su ruoli, crittografia end‑to‑end e monitoraggio delle attività.
- Interfaccia user‑friendly: progettata per operai e manager, con funzioni drag‑and‑drop e notifiche push.
Implementare queste piattaforme non significa eliminare WhatsApp, ma rendere la documentazione di progetto ancora più semplice e immediata rispetto alle chat. Se integrate in modo coerente con le attività quotidiane, questi strumenti permettono di centralizzare le informazioni, evitandone la dispersione e trasformandole in un patrimonio condiviso per l’intero team.
Strategie di transizione
Per passare da un modello “shadow IT” a una governance digitale efficace, le aziende possono adottare le seguenti misure:
- Definire policy chiare sull’uso di app di messaggistica per scopi professionali.
- Formare il personale sull’importanza della tracciabilità e sulla sicurezza dei dati.
- Selezionare una piattaforma SaaS che risponda alle specifiche esigenze del cantiere (es. integrazione con BIM, gestione dei permessi).
- Implementare workflow di approvazione digitale per le decisioni critiche, riducendo la dipendenza da conversazioni informali.
- Monitorare costantemente l’adozione e raccogliere feedback per ottimizzare l’esperienza utente.
Solo con un approccio strutturato è possibile trasformare la comunicazione da un rischio di “shadow IT” a un vantaggio competitivo, garantendo al contempo conformità normativa e protezione dei dati sensibili.